Regolamento dell’Archivio

1. Sono ammessi nell’Archivio Generale dell’Ordine Carmelitano (d’ora in poi AGOC) studiosi e ricercatori qualificati, eventualmente provenienti da Istituti o Enti di ricerca, che siano provvisti di un’adeguata capacità di maneggiare il materiale archivistico.

2. Per accedere all’AGOC è necessario inviare una richiesta di consultazione all’indirizzo archivio@ocarm.org, indicando le proprie generalità, l’ente o istituto di ricerca (eventuale), l’argomento e le ragioni della propria ricerca.

3. Il rilascio del tesserino dell’AGOC, necessario per frequentare la sala studio, è effettuato a discrezione dell’Archivista Generale. Il tesserino ha validità annuale, rinnovabile su richiesta.

4. L’AGOC non è in grado di eseguire ricerche su richiesta, ma accoglie volentieri gli studiosi e assicura congrua assistenza perché possano fruttuosamente condurre di persona la ricerca archivistica.

5. Possono essere consultati i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. La consultazione di documenti prima della scadenza dei termini suindicati può essere consentita solo su esplicita autorizzazione del Priore Generale.

6. Per la richiesta delle unità archivistiche è necessario compilare l’apposito modulo messo a disposizione in Sala Studio. Lo Studioso può chiedere di lasciare in deposito i pezzi in consultazione, nel numero massimo di cinque, per un mese.

7. Borse, cartelle, custodie per pc vanno riposti negli appositi armadietti; non è consentita l’introduzione in Sala Studio di macchine fotografiche, cibi o bevande.

8. Non è consentito l’uso di penne o pennarelli per prendere appunti. E’ consentito l’uso di pc o tablet, e di matite.

9. È vietato fare sui documenti annotazioni, anche a matita, o appoggiarvi qualsivoglia oggetto; è assolutamente necessario inoltre non alterare l’ordine dei fascicoli e dei fogli sciolti. Se il volume, la busta o il documento ricevuti sono in precario stato di conservazione o presentano qualche problema, lo Studioso è pregato di avvertire il Personale.

10. È vietato trasferire fuori della Sala di Studio qualsiasi documento. Non è consentito agli Studiosi l’accesso ai locali di Deposito dell’Archivio.

11. Non è consentito fotografare con mezzi propri i documenti, gli strumenti di ricerca, gli stampati o gli ambienti dell’AGOC. Non è consentita agli Studiosi la fotoriproduzione o digitalizzazione totale o parziale del materiale consultato con mezzi propri. Le fotoriproduzioni possono essere richieste utilizzando l’apposito modulo, secondo le modalità e le tariffe previste nell’apposito regolamento.

12. Nel caso di pubblicazione d’immagine di un documento per scopo editoriale e/o di esposizione per mostre il richiedente dovrà ottenere preventiva autorizzazione, utilizzando l’apposito modulo, disponibile su richiesta.

13. Con l’ammissione all’AGOC gli Studiosi assumono l’impegno di far pervenire all’Archivio una copia delle loro pubblicazioni, articoli su riviste, cataloghi di mostre, volumi, ecc. (in versione cartacea o, in alternativa, in formato elettronico) nelle quali sia utilizzato o comunque citato materiale documentario dell’Archivio.

14. L’inosservanza delle norme del Regolamento comporta la revoca dell’autorizzazione a frequentare l’AGOC.

(marzo 2017)

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